Proyecto nueva fiscalia cali
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La Concesionaria Nueva Fiscalía tiene como fin la financiación, realización de los estudios de detalle, demolición, construcción, equipamiento, operación y mantenimiento de una sede única para la Fiscalia General de la nación en la ciudad Santiago de Cali, de conformidad con el contrato de concesión N° 0202 del 24 de diciembre del 2021.
Estamos comprometidos con la entrega de construcciones modernas y eficientes, acorde con las necesidades actuales de las instituciones y las empresas, incentivando las nuevas prácticas en construcción y el uso de nuevos materiales, desarrollados con principios ambientalmente responsables, aspectos que redunden en bienestar de la población involucrada.
Para el año 2025, Concesionaria Nueva Fiscalía, será reconocida como una de las mejores concesiones en construcción sostenible del país, destacándose en aspectos de seguridad, sostenibilidad, innovación tecnológica y renovación urbana, ofreciendo instalaciones y servicios con los más altos estándares de calidad, garantizando las mejores condiciones para sus ocupantes
CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada de objeto único, como es la financiación, elaboración de estudios y diseños, ejecución, construcción, explotación, terminación, liquidación y reversión de un contrato de concesión bajo el esquema APP comprometida con la ejecución, desarrollo, terminación, liquidación y reversión de un Contrato de Concesión bajo el esquema de APP, adjudicado con ocasión de la Licitación Pública No. FGN-NC-LP-APP-0002-2020 convocada por la FISCALIA GENERAL DE LA NACION cuyo objeto consiste en ejecutar "LA FINANCIACIÓN, LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEFINITIVOS, DEMOLICIÓN, CONSTRUCCIÓN, EQUIPAMIENTO, OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SEDE ÚNICA PARA LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN EN LA CIUDAD DE SANTIAGO DE CALI, POR CUENTA Y RIESGO DEL CONCESIONARIO Y LA REVERSIÓN A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO. CONCESIONARIA NUEVA FISCALÍA tiene como único accionista a la sociedad SP INGENIEROS S.A.S., una sociedad colombiana comprometida con la construcción de obras civiles de infraestructura con más de 35 años de experiencia
gd@nuevafiscalia.com.co
Ubicación del proyecto: De acuerdo con el Decreto No. 411.0.20.0363 del 9 de junio de 2014, por medio del cual se adopta el Plan Parcial de Renovación Urbana “Ciudadela de la Justicia”, el proyecto será construido sobre los lotes A-0202 y A-0203, ubicados entre las carreras 10 y 11 y entres las calles 12 y 13 del Distrito de Santiago de Cali
Proyecto: La Infraestructura prevista como parte del Proyecto de la Sede de la Fiscalía General de la Nación, considerará los principios de funcionalidad, seguridad, normatividad y sustentabilidad para el diseño y construcción de nuevos espacios, de manera que se permita la operación del inmueble cubriendo las necesidades de la Entidad.
Todo el personal de CONCESIONARIO NUEVA FISCALIA, contratistas y subcontratistas estamos comprometidos con: Un sistema de gestión integral HSEQ (salud, seguridad, medio ambiente y calidad), orientado al mejoramiento continuo, la calidad de todos sus procesos, procurando el bienestar y competencia del talento humano, la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los objetivos trazados, la normatividad vigente y otros requisitos. Proporcionar las condiciones seguras y saludables de trabajo para la prevención de lesiones y/o deterioro de la salud, la identificación de peligros, evaluación, prevención, control de los riesgos asociados a la seguridad y salud en el trabajo, además de los daños a la propiedad, la promoción de la salud, la calidad de vida laboral, la consulta, participación de los trabajadores y la reincorporación al trabajo, así como el impacto socio-ambiental, la protección del medio ambiente, prevención de la contaminación y otros compromisos específicos ambientales, buscando permanencia con solidez en el mercado y teniendo en cuenta los demás grupos de interés.
Para propiciar la armonía y seguridad laboral en el CONCESIONARIO NUEVA FISCALIA, se establece explícitamente la prohibición del uso, posesión y/o comercialización de alcohol y drogas en sitios de obra, talleres, vivienda suministrada por la empresa y en general en sus instalaciones. Se prohíbe a sus empleados presentarse al sitio de trabajo, bajo la influencia del alcohol y sustancias psicoactivas, consumirlas o incitar a otros al consumo. La violación a esta política se considera falta grave y da lugar a las sanciones disciplinarias pertinentes, establecidas en la ley, el reglamento interno y en el contrato laboral. Consideraciones para proyectar logros en la política:
• Capacitar y concientizar a todo el personal de los graves efectos del alcohol y sustancias psicoactivas sobre la salud física y mental.
• Controlar mediante el chequeo periódico, alcoholimetrías o inspección personal, el consumo de alcohol y drogas en sitios de trabajo.
• Establecer sanciones estrictas a quienes violan esta política, de acuerdo a la ley y en consecuencia con lo estipulado en el contrato laboral y reglamento interno de trabajo.
1. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
• NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., es una sociedad comercial, identificada con NIT. 901544962-3, creada Documento Privado de 16 de noviembre de 2021.
• DOMICILIO Y DIRECCIÓN: CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S. tiene su domicilio principal en la ciudad de Medellín, y su sede principal se encuentra ubicada en la Carrera 74 No. 28-29.
• CORREO ELECTRÓNICO Y TELÉFONO: Se puede contactar al correo electrónico gd@nuevafiscalia.com.co o al teléfono (604)3417600.
2. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio valido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en la ley como lo son: a). información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial b). Datos de naturaleza pública c). Casos de urgencia médica o sanitaria d). Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos e). Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
c) Ser informado por CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo tramite de consulta o requerimiento ante CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
g) Presentar las siguientes quejas o reclamos: a) Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. c) Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. d) Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S.
b) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación apoderamiento.
d) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Cuando la solicitud sea presentada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no representada.
3. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALDAD DEL MISMO
Al aceptar suministrar y tratar los datos bajo esta política se autoriza expresamente a CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., para que haga uso de los datos suministrados y que son solicitados durante los procesos con fines de consulta, procesamiento y uso, con los siguientes objetivos específicos según los diferentes grupos de interés:
• EMPLEADOS: Recolección, registro y actualización de la información para efectos de comunicación, acreditación, aseguramiento, capacitación reporte y cualquier otra finalidad que resulte en desarrollo de la relación laboral. Gestión de personal, nomina, promoción y selección.
• ACCIONISTAS: Recolección, registro y actualización de la información para efectos de comunicación, acreditación, control y cualquier otra finalidad que resulte de su condición de accionistas.
• CONTRATISTAS Y SUS EMPLEADOS: Recolección, registro y actualización de la información para efectos de control, aseguramiento, auditoria, cumplimiento de la normatividad tributaria y comercial, envío de información relacionada con la relación contractual y comercial y cualquier otra finalidad que resulte de su condición de contratistas. Gestión contable, fiscal y administrativa y Gestión de estadísticas internas.
• COMUNIDADES: Relacionamiento, comunicación, registro, actualización, formalización, control y gestión de las actuaciones y actividades en las cuales las comunidades del área de influencia se relacionan o vinculan con CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S.
• CLIENTES: Relacionamiento, comunicación, interacción, registro, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, cumplimiento, fidelización y gestión de las actuaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan con CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., fidelización de clientes.
A su vez, los datos podrán ser recolectados y tratados para:
• El desarrollo del objeto social de CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S.
• El cumplimiento de la normatividad tributaria, comercial, laboral y de seguridad social aplicable a cada grupo de interés.
• Desarrollar programas de finalización de clientes y encuestas relacionadas con los servicios ofrecidos por CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S.
• Adelantar programas comerciales y de bienestar empresarial de manera directa o en asocio con terceros.
• Compartir con terceros que colaboren con CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., que requieran la información para el cumplimiento exclusivo de sus funciones (Ej. Proveedores de servicios, agencias etc.)
• Gestión contable, fiscal y Procesos administrativos
• Otras finalidades que resulten de la relación civil, comercial o laboral existente entre CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S. y el titular de los datos.
• Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar las centrales de información o de riesgos, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN y demás con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y la empresa.
4. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACION, ACTUACION Y SUPRESION DE DATOS.
4.1. Consultas:
Los titulares, sus causahabientes, apoderados o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S. garantiza: Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, para darle trámite a solicitudes que pretendan rectificar, suprimir el dato o revocar la autorización de forma definitiva. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento termino inicial.
4.2. Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo debe formularse mediante solicitud dirigida a CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los derechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
·Descripción de la Estructura de la Sociedad
·Estructura y Composición Accionaria de la Sociedad
·Cesión del Contrato de Concesión y Cambios de Control
·Cesión del Contrato de Concesión
·Cesión de acciones del Concesionario
·Derechos y garantías de los Accionistas
·Órganos de dirección y administración
·Revisoría fiscal
·Cumplimiento del Marco Legal y demás Regulaciones
·Valores corporativos y objetivos Corporativos
·Fundamentos Generales
·Estándares éticos y legales
·Corrupción
·Campañas políticas
·Representante Legal
·Uso De Bienes Y Activos De La Concesionaria
·Información confidencial y de propiedad exclusiva de La Concesionaria Nueva Fiscalía S.A.S.
·Protección de la Información
·Responsabilidad social
·Medio Ambiente
·Trato Personal
·Igualdad
·Canales de Comunicación
·Contratación
·Funciones
·Lugares de Trabajo
·Elementos internos de comunicación
·Gastos
·Insistir en la Honestidad y Cumplimiento
·Regalos y Agradecimientos
·Deber de Reportar oportunamente y procedimiento de comunicación a los accionistas y miembros de junta directiva
·Actuación independiente
·Rechazo de negocios
·Contratos de Prestación de Servicios Profesionales
·Prohibiciones
·Políticas Asociadas a la Prevención de Conflictos de Interés
·Comité de Gobierno corporativo y Manejo de Conflicto de Intereses
·Línea Ética
·Reportes al Canal de Ética
·Principio
·Criterios de Graduación de la Sanción
CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada de objeto único, como es la financiación, elaboración de estudios y diseños, ejecución, construcción, explotación, terminación, liquidación y reversión de un contrato de concesión bajo el esquema APP comprometida con la ejecución, desarrollo, terminación, liquidación y reversión de un Contrato de Concesión bajo el esquema de APP, adjudicado con ocasión de la Licitación Pública No. FGN-NC-LP-APP-0002-2020 convocada por la FISCALIA GENERAL DE LA NACION - FGN cuyo objeto consiste en ejecutar "LA FINANCIACIÓN, LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEFINITIVOS, DEMOLICIÓN, CONSTRUCCIÓN, EQUIPAMIENTO, OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SEDE ÚNICA PARA LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN EN LA CIUDAD DE SANTIAGO DE CALI, POR CUENTA Y RIESGO DEL CONCESIONARIO Y LA REVERSIÓN A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO" (el "Contrato de Concesión"), de acuerdo con la resolución de adjudicación No 0005045 de112 de noviembre de 2021 según se establece en los pliegos de condiciones, anexos del pliego, el correspondiente contrato, sus adendas, en los apéndices del contrato y demás anexos del pliego; así como también explotar todos los bienes de la Concesión y prestar los servicios adicionales de acuerdo con lo previsto en el Contrato de Concesión y en la ley, explotación que comprende la publicidad en la zona del proyecto, la venta de bienes o servicios a los usuarios del proyecto, con sujeción a los términos y condiciones expresamente previstos en el Contrato de Concesión, así como ejecutar cualquier otra obligación que se derive del pliego de condiciones y del Contrato de Concesión y sus apéndices, garantizando altos estándares de calidad, ética, cumplimiento y generando progreso tanto al ente investigativo como a la institucionalidad al país.
Ubicación y alcance del proyecto. De acuerdo con el Decreto No. 411.0.20.0363 del 9 de junio de 2014, por medio del cual se adopta el Plan Parcial de Renovación Urbana “Ciudadela de la Justicia”, el proyecto será construido sobre los lotes A-0202 y A-0203, ubicados entre las carreras 10 y 11 y entres las calles 12 y 13 del Distrito de Santiago de Cali.
La Infraestructura prevista como parte del Proyecto de la Sede de la Fiscalía General de la Nación, considerará los principios de funcionalidad, seguridad, normatividad y sustentabilidad para el diseño y construcción de nuevos espacios, de manera que se permita la operación del inmueble cubriendo las necesidades de la Entidad.
Ese compromiso es garantía de confianza en nosotros para los diversos grupos de interés, porque demuestra con hechos que nuestra labor se fundamenta en el cumplimiento del trabajo desde el enfoque del Gobierno Corporativo.
Dado lo anterior, para el desarrollo de las funciones establecidas en la normatividad legal vigente, la Junta Directiva designará al oficial de cumplimiento como responsable de la administración integral del riesgo del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación y proliferación de armas de destrucción masiva.
La Concesionaria pondrá el presente Código a disposición de todos los obligados a su cumplimiento, lo publicará en el portal de internet y en los demás medios que considere apropiados y lo mantendrá a disposición de los órganos de control y vigilancia de la República de Colombia y la comunidad.
Adicionalmente, la Concesionaria divulgará en su portal de internet la información corporativa y especialmente la siguiente información: (1) Objetivos, misión y visión. (2) Alcance físico del Proyecto. (3) La estructura, composición accionaria de la Concesionaria, los cambios de control, los derechos y procedimientos de votación, la composición de los órganos de administración. (4) Informes semestrales sobre la gestión de sus principales órganos y de los cambios en la estrategia corporativa. (5) Información sobre posibles conflictos de interés. (6) Información sobre auditoría técnica, legal, financiera y contable y el informe anual de gobierno corporativo. (7) informe anual de gobierno corporativo, máximo dos (2) Meses después de haber sido aprobados por la junta directiva del Concesionario. (8) Información financiera que se reporte a las autoridades o que sea de pública información, máximo dos (2) Meses después de haber sido aprobados por la junta directiva.
En este orden, los administradores y empleados de La Concesionaria obligados por la naturaleza de la vinculación a cumplir con los principios, normas y reglas establecidas en el presente Código, deben certificar por escrito, que lo han leído, entendido y que se han comprometido a cumplirlo estrictamente.
CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA SAS es una sociedad constituida mediante documento privado el 16 de noviembre de 2021 inscrita en la Cámara de comercio de Medellín Antioquia el día 1 de diciembre de 2021 con el No. 37042 del libro IX, con domicilio principal en la ciudad de Medellín.
Los accionistas de la sociedad son los siguientes:
•SP INGENIEROS S.A.S identificada con NIT. 890932424-8 y constituida mediante escritura pública No.905, otorgada en la Notaría 7a de Medellín, en abril 12 de 1983, inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia en abril l5 de 1983, en el libro 9o., folio 132 , bajo el No. 2l57.
Todas las acciones de la Sociedad son nominativas y ordinarias y se encuentran inscritas en el libro de registro de accionistas.
El capital de la sociedad CONCESIONARIA NUEVA FISCALIA SAS se compone de la siguiente manera:
Con sujeción a los literales a) y b) del numeral 24.2 del Contrato de Concesión 0202 de 2021 Parte General, el cambio de control en la Sociedad está sujeto a las siguientes disposiciones:
(a) Cesión del Contrato. Salvo autorización previa expresa y escrita de la Entidad Contratante, el Concesionario no podrá ceder el Contrato total o parcialmente. Para efectos de la autorización, la Entidad Contratante tendrá en cuenta que las garantías del Contrato no se disminuyan con ocasión de la cesión, y que se dé el cumplimiento por parte del cesionario de: (i) Todos los Requisitos Habilitantes establecidos en la Licitación Pública y que fueron evaluados por la Entidad Contratante en el Proceso de Selección, para considerar hábil al cedente. (ii) La obligación de información establecida en el artículo 23 de la Ley 1508 de 2012 y las demás establecidas en la Ley Aplicable.
(b) Cesión de accionistas del Concesionario. (i) Durante la Etapa Construcción y durante el primer año de iniciada la Etapa de Operación y Mantenimiento, los accionistas que constituyeron el Concesionario y que acreditaron requisitos de experiencia y capacidad financiera deberán permanecer como accionistas del Concesionario, y mantener al menos el porcentaje correspondiente al consignado en la Oferta presentada en la Licitación Pública . (ii) Lo anterior, salvo que la Entidad Contratante autorice el cambio de accionista, autorización que en todo caso se dará cuando las garantías del Contrato no se disminuyan con ocasión de la cesión, y previo cumplimiento por parte del cesionario de: (1) Los Requisitos Habilitantes que fueron evaluados para considerar hábil al cedente; (2) La obligación de información establecida en el artículo 23 de la Ley 1508 de 2012 y las demás establecidas en la Ley Aplicable. (iii) A partir del vencimiento del primer año de iniciada la Etapa de Operación y Mantenimiento y hasta la terminación del Contrato, los accionistas del Concesionario incluido el líder, podrán ceder libremente su participación accionaria, siempre y cuando las garantías del Contrato no se disminuyan con ocasión de la cesión, y previo cumplimiento
por parte del cesionario de la obligación de información establecida en el artículo 23 de la Ley 1508 de 2012 y las demás establecidas en la Ley Aplicable. (…)
La Sociedad garantiza el efectivo ejercicio de los derechos de sus accionistas y el recto cumplimiento de sus obligaciones, a través del ejercicio de los derechos y procedimientos contenido en los estatutos sociales.
Los órganos de dirección y administración estarán sujetos a la estructura de dirección administración y fiscalización descrita en art. Vigésimo Cuarto y Quinto del capítulo IV Dirección y administración contenida en los estatutos sociales. Y actuaran acorde con las facultades y atribuciones allí descritas.
La sociedad tiene los siguientes órganos de administración; (i) Asamblea General de Accionistas; (ii) Junta Directiva; (iii) Gerente General y su suplente y; (iv) Revisor Fiscal.
La Asamblea General de Accionistas la constituyen los accionistas de la sociedad inscritos en el libro de registro de accionistas o de sus representante o mandatarios. Salvo por las excepciones establecidas en los estatutos sociales que requieren un quorum especial para deliberar y decidir, la Asamblea General de Accionistas podrá deliberar válidamente, tanto en sesiones ordinarias como extraordinarias con un número de accionistas que represente por lo menos el setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas.
La Junta Directiva está integrada por tres (3) miembros principales, dos (2) de los cuales serán miembros independientes y uno (1) será nombrado por el accionista sin considerar criterios de independencia, quien tendrá un suplente que lo reemplazará en sus faltas temporales o absolutas.
La Junta Directiva sólo podrá deliberar válidamente si están presentes todos los miembros y las decisiones solo serán aprobadas si cuentan con el voto favorable de la mitad más uno de los miembros y siempre requerirán del coto favorables de al menos uno de los miembros independientes.
El Revisor fiscal, deberá ser una persona natural o jurídica debidamente autorizada y quien siempre ejercerá a través de un contador público el cual tendrá un suplente quien lo reemplazará en sus faltas absolutas, accidentales o temporales. Será nombrado por la Asamblea de Accionistas para un periodo de un (1) año prorrogable, pudiendo ser removido en cualquier momento por el mismo órgano o reelegido indefinidamente por periodos iguales.
Para su designación se tendrá en cuenta que se trate de una firma que acredite la ejecución de al menos tres (3) contratos similares en los últimos diez (10) años y al menos dos (2) contratos similares en ejecución.
Este órgano regirá su actuar conforme las funciones, prohibiciones, atribuciones y responsabilidades descritas en el capitulo VIII de los estatutos sociales de la Concesionarias Nueva fiscalía.
El Código de ética corporativa es una guía para alcanzar el propósito de ser siempre los mejores en nuestra labor.
En consecuencia, todos los accionistas, Empleados y demás vinculados que cumplen funciones o labores para La Concesionaria aplicarán en todas sus actuaciones y decisiones lo establecido en este Código, y podrán ser responsabilizados individualmente, tanto en términos administrativos, civiles y, dependiendo de la infracción practicada, igualmente, en la esfera penal y contravencional, por infracciones manifiestas al marco legal vigente en la República de Colombia.
Todas las personas que cumplen o ejecuten actividades de las enmarcadas en el desarrollo de nuestro objeto social, sin perjuicio de las normas consagradas en el ámbito jurídico nacional, asumirán y cumplirán de manera consciente y comprometida los principios, valores y directrices éticas que se citan a continuación:
- En desarrollo de nuestra labor: Somos puntuales, disciplinados y comprometidos.
- En nuestras relaciones con todos los terceros: Otorgamos siempre un trato justo y equitativo.
- Respetamos y aceptamos las diferencias, creencias e ideales de los demás.
- Manejamos de forma respetuosa y transparente todas las relaciones contractuales originadas en el desarrollo del objeto social de la organización
- No utilizamos información privada de la organización para beneficios propios.
- Procuramos y conservamos las mejores relaciones con la comunidad, respetando los acuerdos y leyes vigentes, fundamentado en los valores y principios empresariales que nos caracterizan.
-Estamos comprometidos con el cumplimiento de todas nuestras obligaciones, en los tiempos acordados y con altos estándares de calidad.
La Concesionaria, sus accionistas, directores, administradores, empleados, proveedores y contratistas están regidos por la Constitución y las leyes vigentes en la República de Colombia.
Sus accionistas, administradores, empleados, proveedores y contratistas deberán adherirse a las normas y regulaciones internas según las mismas resulten aplicables en una situación determinada.
Alta Dirección: persona o un grupo de personas que dirige y controla una organización en el nivel más alto; su principal atributo es la facultad de delegar autoridad y proveer recursos en la organización. Para el caso particular de la Concesionaria, estará compuesta por la Junta Directiva, el Representante Legal y la Gerencia. En adición, la Concesionaria tiene un revisor fiscal nombrado por la Asamblea General de Accionistas por periodos de un (1) año, pudiendo ser removido en cualquier momento por el mismo órgano o reelegido indefinidamente por periodos iguales.
Concesionaria: En sentido genérico, es la persona, natural o jurídica, que ha recibido de un organismo oficial o de una entidad en particular, exclusividad para construir, explotar un negocio o vender un producto en una zona determinada.
Conflicto de interés: Existirá conflicto de interés cuando no sea posible la satisfacción simultánea de dos intereses a saber: el radicado en cabeza del Accionista, consejero, Administrador, empleado o contratista y el de alguna de las sociedades que hacen parte de la Concesionaria, bien porque el interés sea de cualquiera de aquellos o de un tercero.
Falta(s): es todo comportamiento que va en contra de los principios establecidos en el Código de Ética y que afecta, ya sea a la persona que exhibe dicho comportamiento, a cualquiera de los colaboradores, proveedores o contratistas de La Concesionaria, a personas externas a ella, o a la Concesionaria
Oficial de cumplimiento: Rol asignado a un ejecutivo de alto nivel, responsable de institucionalizar y procurar la cultura de cumplimiento y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo en la Concesionaria donde desempeña funciones. Él y su suplente son los responsables de vigilar la implementación de todas las etapas del SAGRILAFT, es decir, aquellas fases o pasos sistemáticos interrelacionados, mediante los cuales Nueva Fiscalía SAS administra el riesgo de LA/FT/FPADM
Operaciones inusuales: Aquellas que, por su frecuencia, volumen y/o características no guardan relación con la actividad económica de la contraparte negocial, se sale de los parámetros de normalidad. Pueden a su vez, ser intentadas o sospechosas.
Personas Políticamente Expuestas: Personas corresponden a individuos que por razón de su cargo manejan o hayan administrado recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.
Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Las operaciones sospechosas son aquellas que por su condición de inusualidad o por indicio, evidencia o prueba, sean determinadas como tales por el Oficial de Cumplimiento, posterior a un análisis cuidadoso, diligente, sustentado y prudente de los hechos, la documentación y características propias de la operación, la transacción, el perfil, calidad y tipo del tercero involucrado
Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores financieros y demás información que son relevantes para la sociedad, que escapan a lo que en el desarrollo del SAGRILAFT, se ha determinado como normal.
Tabla de Retención documental “TRD”. Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de La Concesionaria, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)1. Es la unidad de inteligencia financiera y económica del país y su misión se centra en proteger la defensa y seguridad nacional en el ámbito económico, mediante inteligencia estratégica y operativa sustentada en tecnología e innovación, con el objeto de prevenir y detectar actividades asociadas con los delitos de lavado de activos, sus delitos fuente, la financiación del terrorismo, el contrabando y proveer información útil en las acciones de extinción de dominio. (Artículo 3º de la Ley 526 de 1999).
Es obligación de los accionistas, administradores, empleados y demás partes relacionadas con La concesionaria anteponer el cumplimiento de los principios y valores éticos en cada decisión que en función de la empresa o, en relación con esta, adopten.
Los valores que orientan el actuar de los accionistas, administradores, empleados y terceros que se encuentren vinculados con La Concesionaria y que se encuentran alineados con los objetivos establecidos desde la Alta Dirección, son los siguientes:
La Concesionaria ha definido para sus accionistas, administradores, colaboradores y proveedores que la totalidad de sus actos se rijan, entre otros por las siguientes políticas:
Actuar con lealtad, confidencialidad, transparencia, honestidad, responsabilidad, legalidad y veracidad en todas las actividades relacionadas con las prácticas del negocio los asuntos de la Concesionaria.
Dar estricto cumplimiento a la Constitución Nacional, Ley y a las Políticas, Manuales y/o Reglamentos Internos de La Concesionaria. Colaborar y respetar a las autoridades. La totalidad de los miembros de la Junta Directiva, administradores, empleados y terceros vinculados tienen el compromiso de adoptar las acciones necesarias para proteger y garantizar el cumplimiento de las políticas y principios de La Concesionaria. e informar oportunamente a la Administración sobre cualquier acto, omisión, error o procedimiento que atente contra la transparencia en sus actividades.
Velar por la conservación y el buen uso de los bienes y recursos de la Concesionaria y de los elementos que para el desarrollo de sus funciones le han sido suministrados por la misma.
Buscar que las relaciones de La Concesionaria con sus clientes, contratistas, proveedores, el Estado y la comunidad, se caractericen por la total transparencia, confianza y desarrollos mutuos.
La Concesionaria promueve un desarrollo sostenible basado en cuatro (4) perspectivas:
Financiera.
Cliente
Procesos del negocio.
Aprendizaje y crecimiento.
Velar por los diversos intereses de los aliados estratégicos, accionistas y empleados con integridad, rectitud y honestidad.
Asegurar la excelencia tanto en el resultado del trabajo como en el comportamiento ético.
Respetar los Derechos Humanos en la esfera de influencia y conducir el trabajo de manera que la Concesionaria sea un empleador con el que los empleados y contratistas deseen trabajar.
Se hará desde la Concesionaria un especial énfasis existencia de sanciones (internas y legales) a las cuales está expuesto el administrador y/o colaborador de La Concesionaria. si no da riguroso cumplimiento a los principios y reglas establecidas en el presente Código.
El administrador, empleado y/o contratista de la Concesionaria que incurra en una falta será sancionado con multa, suspensión o exclusión de la vinculación laboral; las cuales se impondrán atendiendo los criterios de graduación establecidos en este Código y demás normas aplicables.
La Concesionaria apoya la lucha internacional contra el soborno y la corrupción y se compromete a una sólida ética de trabajo y prohíbe terminantemente a sus accionistas, administradores, colaboradores, proveedores y contratistas incurrir en el soborno y la corrupción, así como cualquier conducta que pudiera dar lugar a la apariencia o la sospecha de dichas actividades inadecuadas o ilícitas.
Los accionistas, administradores, colaboradores, proveedores o contratistas de la Concesionaria nunca deben pagar o utilizar a terceros para hacer pagos no oficiales a los funcionarios o empleados públicos con el fin de asegurar o agilizar trámites.
La Concesionaria exige a sus proveedores, contratistas, subcontratistas y terceros que actúen en su nombre, que obren con integridad y cumplan con las leyes contra el soborno. La decisión de comprar a un determinado proveedor debe seguir un proceso apropiado de debida diligencia, genérica o intensificada según cada caso; consistente con las directrices corporativas y lo establecidos en los diferentes procedimientos de la organización conforme a lo dispuesto por el Sistema de Integral de Gestión o las directrices entregas desde los órganos de administración.
Los directivos y empleados de La Concesionaria tendrán libertad para intervenir en horas no laborales en las actividades políticas de su escogencia. Su participación, ya sea con dinero, tiempo o propiedades, deberá ser un asunto netamente personal y en nada podrá inmiscuir a la organización o sus líneas de negocio.
Los empleados y directivos deberán abstenerse de toda práctica de proselitismo político interno. Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada por el presidente de la Junta Directiva, de conformidad con las leyes aplicables.
La Concesionaria es responsable por los actos de sus colaboradores y sus representantes legales.
Por esta razón, se deberá asegurar que cuando algún administrador o colaborador, represente o comprometa a la Concesionaria en un negocio, esté debidamente facultado para hacerlo. Es decir, que esté legal y profesionalmente capacitado en las prácticas de las actividades desplegadas por la Concesionaria, sea consciente de sus responsabilidades y del alcance de las obligaciones de La Concesionaria en el sentido de no fundamentar relaciones de negocios sobre la base de la desinformación o mal entendimiento de la contraparte sobre una operación específica.
Todo accionista, director, administrador, colaborador o contratista vinculado a La Concesionaria tiene el deber de revelar de manera oportuna:
La naturaleza y extensión de cualquier conflicto de interés actual o potencial que pueda existir en sus productos, operaciones y clientes a su cargo, sean estos permanentes u ocasionales. Conflictos de interés personales.
Frente a la imposibilidad de cumplir con las obligaciones antes enunciadas, en quien concurra tal conflicto de interés deberá abstenerse de realizar cualquier negocio en representación de la Concesionaria.
Las personas vinculadas con La Concesionaria deben estar libres de la influencia de intereses personales que puedan interferir con sus deberes y responsabilidades en la sociedad; es decir, evitarán cualquier situación en la cual sus intereses personales entren en conflicto real o aparente con los intereses de La Concesionaria o la comunidad.
Algunos ejemplos de estas situaciones son:
Participar en decisiones de negocio con empresas u organizaciones donde el colaborador, contratista o sus parientes dentro del cuarto (4º.) grado de consanguinidad, segundo (2º.) de afinidad y primero (1º.) civil tienen intereses propios (ejemplo: accionistas, juntas directivas, benefactores, etc.). Uso indebido o no autorizado del nombre de La Concesionaria. en beneficio propio o de sus parientes cercanos. Divulgación de información Confidencial o Privilegiada. Corrupción.
Como complemento a las políticas y medidas de protección, se definen las siguientes reglas:
Cada administrador, colaborador, proveedor y/o contratista tiene la responsabilidad de salvaguardar y hacer unos usos adecuados de las propiedades de la Concesionaria.
Los administradores, colaboradores y todo el personal vinculado con la Concesionaria, debemos vigilar que los activos tangibles e intangibles de La Concesionaria tales como propiedades muebles e inmuebles, documentos, títulos valores, propiedad intelectual; el nombre, la imagen, la confianza pública, información interna de negocios, productos, información de clientes, proveedores o terceros vinculados a la misma etc., estén permanentemente protegidos y salvaguardados de cualquier tipo de situación o evento que conduzca a su pérdida, mal uso o deterioro.
La utilización de las propiedades de La Concesionaria, incluyendo equipos, vehículos, bienes inmuebles, etc., son para uso profesional y no para beneficio personal.
Los administradores, colaboradores, proveedores, contratistas y personal vinculado directa o indirectamente con la Concesionaria no pueden utilizar los activos de esta, en su beneficio personal, a menos que exista una autorización formal de la Junta Directiva o del Representante Legal.
La apropiación no autorizada de activos de la Concesionaria es una violación a las normas internas y una extralimitación de la confianza depositada en el colaborador o relacionado que ejerce la acción, por lo tanto, esta puede constituir un fraude Interno e incluso configurar el delito de Abuso de Confianza u otros semejantes.
La protección de los activos de la Concesionaria, los clientes, proveedores y terceros que presten servicios a La Concesionaria es responsabilidad de todas y cada una de las personas que forman parte de la misma.
La propiedad intelectual es un bien altamente valorado y debe ser protegido de un uso no autorizado o su divulgación.
Deben ser protegidas aquellas propiedades consideradas como secretos del proyecto, información confidencial, copyright, marcas registradas, logos, así como los listados de proveedores, oportunidades de negocio, etc.
Los activos, servicios y, en general, los recursos humanos y materiales de la Concesionaria deberán destinarse por sus empleados exclusivamente para el fin para el cual le fueron entregados, lo que obliga a evitar el uso inadecuado en beneficio personal o de terceros de cualquiera de los de bienes entregados para el desempeño de sus labores en La Concesionaria Nueva Fiscalía SAS.
Ningún directivo o empleado podrá suministrar datos o informaciones confidenciales de La Concesionaria a personas distintas de las autorizadas, bien sea que lleguen a su conocimiento por razón del cargo que ocupa o por cualquier otro medio.
No obstante, las leyes nacionales pueden requerir la revelación de información financiera o de cualquier otra clase. Para asegurar que la Concesionaria esté al tanto de dichas revelaciones, deberá enviarse al Representante Legal, copia de los documentos que sean emitidos o que estén a disponibilidad del público y que tengan que ver con dichas leyes. Adicionalmente, la sociedad respectiva podrá determinar qué datos, relacionados con sus operaciones, deberán darse a conocer por voluntad suya, aun cuando no sean requeridos legalmente.
Estos datos, si son significativos para la Concesionaria, deberán enviarse anticipadamente al Representante Legal para su revisión y para lograr asegurar su consistencia con otras informaciones, con las leyes y regulaciones aplicables.
Los administradores, colaboradores y contratistas de La Concesionaria no difundirán información privada de la misma al público en general para obtener cualquier ganancia personal o para beneficio de otros que no sea La Concesionaria o sus inversionistas.
Esta información incluye datos técnicos, financieros, operativos, información relativa al proyecto, construcción y obra, así como iguales datos de proveedores, memorandos u otra información relativa a los negocios de la Concesionaria y sus actividades.
Los administradores y empleados respetarán la Constitución Colombiana, la Ley y las regulaciones de la Concesionaria respecto a la protección de datos personales y sus más vigentes regulaciones normativas.
De manera adicional, la Concesionaria dispondrá de planes que garanticen la continuidad de las operaciones críticas del negocio en el evento de daños o fallas que afecten los sistemas referidos.
Las normas o procedimientos que se establezcan para proteger los recursos deberán ser compatibles con los aquí descritos y deberán, ser observados por todos los empleados. Además de acatar tales normas, éstos deberán cumplir las siguientes:
Ser especialmente celosos en el cuidado y protección de los documentos que constituyen el archivo histórico de la Concesionaria, respeto por las normas de protección de correspondencia externa, interna o confidencial. Velar, igualmente, por el cumplimiento de las normas legales sobre archivos contables y de correspondencia. - Antes de usar información almacenada en un computador, todo directivo o empleado deberá solicitar autorización para su acceso. La autorización se otorgará y la mantendrá el empleado mientras posea una real necesidad de conocerla para desempeñar sus funciones.
Los empleados deberán proteger de pérdida, uso o divulgación no autorizados, la información y los programas de computador que se encuentren bajo su responsabilidad.
La Concesionaria está comprometida en apoyar a las comunidades en la que trabaja y reconoce la necesidad de contribuir a su bienestar con nuestro conocimiento y habilidades profesionales.
El respeto y comprensión a las diferentes culturas y el trato sensible hacia sus aspectos importantes, es fundamental para la misma porque aumentará el respeto y la credibilidad hacia nuestras actividades.
La Concesionaria reconoce el impacto de sus actividades empresariales en el medio ambiente y está comprometida en mejorar el registro medioambiental a través de medidas preventivas y del uso de tecnología favorable al medio ambiente.
Por ello, se evaluarán y monitorearán el impacto en el medio ambiente y la estricta observancia de licencias ambientales y demás aspectos relevantes en esta materia.
La Concesionaria identificará y pondrá en marcha iniciativas potencialmente ecológicas, apoyando la mejora constante del impacto medioambiental e incrementando la eficiencia de los recursos y de su entorno.
En este capítulo se establecen las reglas éticas, de buena conducta y comportamiento, relacionadas con los Clientes Internos de La Concesionaria, entendiéndose como tales los colaboradores de nómina, colaboradores temporales, contratistas y subcontratistas que participan de la empresa y de los proyectos de ingeniería civil que esta adelanta.
Trato Personal. Cualquier tipo de acoso, intimidación personal o laboral o, en general cualquier situación que pueda causar vergüenza, burla o atente contra las buenas costumbres y la moral de un funcionario, un vinculado o tercero relacionado, está totalmente prohibida en La Concesionaria
Igualdad. La Concesionaria ofrecerá a sus colaboradores de nómina o de cualquier otra forma (clientes internos); igualdad de condiciones y oportunidades para desarrollar su trabajo y proyectarse profesionalmente, sin ningún tipo de discriminación o preferencia (ej.: Familiar, socio- económica, psicológica, racial, religiosa, sexual, política, cultural, edad, etc.).
Canales de Comunicación. La Concesionaria se mantendrá permanentemente abierto y atento a escuchar las inquietudes de cualquier funcionario o vinculado, manteniendo y fomentando la libre comunicación en todas las vías. Para tal efecto, la Concesionaria tendrá la siguiente dirección de correo electrónico con dicho propósito: convivencialaboral@nuevafiscalia.com.co
Contratación: La Concesionaria podrá contratar como colaboradores internos a personas con parentesco familiar, siempre y cuando su relación interna y la contratación misma de estos empleados no genere situaciones reales o aparentes de conflictos de interés o de funciones, para lo cual se debe cumplir como mínimo lo siguiente:
Que el empleado no sea asignado a una función, a través de la cual, revise, apruebe, controle o audite las actividades del empleado con parentesco.
Que uno de los empleados no esté asignado en posiciones a través de las cuales tenga la oportunidad o responsabilidad de aprobar autónomamente incrementos salariales, contractuales, préstamos, beneficios, bonificaciones o comisiones para el personal o empresa donde tenga interés un pariente.
Vinculación. Los administradores, colaboradores, contratistas o terceros interesados (propietarios de terrenos adyacentes al proyecto, o con servicios relacionados con el proyecto) de La Concesionaria a todos los niveles, deberán abstenerse de realizar negocios civiles o mercantiles entre sí que puedan llevar a posteriores debates que interferirán en su desempeño laboral.
Funciones. Los administradores, colaboradores, contratistas y las personas que ofrezcan cualquier tipo de servicio a La Concesionaria no podrán extralimitar sus atribuciones previstas en los manuales de la Concesionaria, nivel gerencial, límites de negociación, límites legales y actividades expresamente autorizadas en su designación de posición o especial relacionada con la labor, cargo o responsabilidad que desempeñe, sin perjuicio de los aportes constructivos que todos ellos puedan generar, dentro del marco administrativo y legal.
Lugares de Trabajo. En la medida en que las condiciones físicas y sanitarias globales de la actualidad así lo permitan, La Concesionaria mantendrá lugares de trabajo adecuado, saludable y con altos estándares de seguridad industrial y salud ocupacional para los colaboradores y, en general, para las personas que presten sus servicios a la misma.
De igual modo, se compromete a dotar al personal con los medios físicos y tecnológicos necesarios para desempeñar adecuadamente sus labores, de acuerdo con la normatividad vigente
Elementos internos de comunicación. Los elementos internos de comunicación como teléfonos, correo electrónico, Internet, etc., deben ser exclusivamente utilizados para fines relacionados con los negocios propios de La Concesionaria.
Ninguna comunicación (interna o externa) debe contener malos términos o tratar asuntos que sean o puedan ser ofensivos o insultantes a los demás.
Igualmente, está prohibido utilizar los sistemas de comunicación internos de La Concesionaria para enviar o recibir imágenes de contenido pornográfico, ofensa racial, religiosa o de cualquier naturaleza que pueda ser molesta o atentar contra la moral o la dignidad de las personas.
Gastos. Los administradores, directores y colaboradores, únicamente podrán solicitar y/o tramitar reembolso de consumos a la Concesionaria por los gastos específicamente aprobados como reembolsables establecidos en los Instructivos de manejo, control y reembolso de caja menor que existan para ese efecto.
Insistir en la Honestidad y Cumplimiento. Los colaboradores tienen prohibido falsificar o alterar registros de trabajo, hacer que se efectúen entradas falsas, engañosas incompletas o inexactas en contratos, bases de datos, formularios, plataformas, portales bancarios, licitaciones, materiales, libros, documentos y demás registros que realicen los procesos en la Concesionaria.
Los encargados del área contable y financiera deberán hacer los registros financieros, de forma honesta, objetivamente. Los registros y estados financieros reflejarán fielmente la situación económica de las actividades de la Concesionaria cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas y leyes y reglamentos de contabilidad e información financiera.
El personal de contratación debe garantizar que no se constituya ningún elemento de fraude, colusión, o corrupción estén involucrados en el proceso de licitación, garantizando la exactitud y legitimidad de los documentos soporte de la misma, prohibiendo estrictamente la información falsa para ser incluido en los documentos de contratación.
Los empleados no realizarán ninguna acción que pueda perjudicar, dañar, o amenazar a nadie ni a sus bienes, o influir indebidamente cualquier colega, cliente, competidor, o cualquier otra parte.
Así mismo, los colaboradores deben cumplir estrictamente con todas las políticas de la Concesionaria, las leyes y reglamentos relacionados con la documentación y mantenimiento de registros aplicables.
Regalos y Agradecimientos: Atenta contra el interés de la Concesionaria, que cualquier directivo o empleado acepte atenciones, en efectivo o en especie, tales como, regalos, invitaciones, comisiones, viajes, participación en negocios y cualquier otro ofrecimiento que implique un halago significativo que pueda comprometer o inclinar la conducta de los mismos en favor de quien las hace.
Dentro de este aspecto, sólo podrán aceptarse las atenciones normales y de común usanza dentro de las sanas prácticas comerciales y de éstas deberá tener conocimiento el jefe respectivo quien definirá si debe devolverse o no.
El empleado deberá indicar al proveedor que no adquiere ningún compromiso con el por aceptar su atención o regalo y que tendrá que entregarlo al jefe de su área.
Deber de Reportar oportunamente y procedimiento de comunicación a los accionistas y miembros de junta directiva:
Los administradores y/o colaboradores de La Concesionaria que se sientan objeto de alguna situación asociada con las descritas en el Código de Ética, deben reportarlo de inmediato al Oficial de Cumplimiento, al Representante Legal, o a la Junta Directiva. El representante legal preparará un informe anual de gobierno corporativo, el cual deberá ser aprobado por la Junta Directiva y publicado en el portal de internet de la Concesionaria, máximo dentro de los dos (2) meses siguientes la aprobación de la Junta.
Los administradores, colaboradores, proveedores, contratistas y cualquier persona natural o jurídica vinculada con La Concesionaria que se entere, sospeche o sea incitado a cometer un acto violatorio de la Ley, regulaciones o las políticas establecidas en el presente Código y las demás políticas de transparencia de la Concesionaria o riesgo LAFT, debe reportarlo de inmediato (sin temor a ningún tipo de represalia), a sus superiores, al Oficial de Cumplimiento, al Representante Legal, o a la Junta Directiva o la instancia superior que considere apropiada.
Si durante le ejecución del Contrato de Concesión se presenten eventos financieros extraordinarios de la Sociedad que superen el monto de trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el Representante legal de la concesionaria, convocará a una reunión extraordinaria de la Junta Directiva a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que tenga conocimiento. Luego de celebrada la reunión extraordinaria de la Junta Directiva, el representante leal convocará una asamblea extraordinaria de accionistas de acuerdo con lo dispuesto en los Estatutos, de forma que tantos sus miembros de Junta como los accionistas se enteren en tiempo oportuno y de forma integral de dichos eventos. El Gerente General informará inmediatamente a la Entidad Contratante y al Interventor sobre los mecanismos que se adopten.
Los precios y políticas comerciales practicados por la Concesionaria deberán ser fijados de forma independiente, teniendo en cuenta los costos de la misma, las condiciones del mercado nacional o internacional, conforme el caso y la competitividad de los precios.
Obtener y suministrar a los clientes la información relevante y que sea suficientemente ilustrativa para la realización de sus operaciones, así como también, entregarles oportunamente la documentación de los negocios realizados.
La Concesionaria, en el marco del Contrato de Concesión No.0202 entregará a la Entidad Contratante y a la Interventoría la información administrativa, financiera y contable que le sea requerida.
La Concesionaria libre y autónoma para escoger sus proveedores y contratistas, deberá realizarlo de forma independiente y sin condicionamientos, salvo por el cumplimiento de las prescripciones previstas en el Contrato de Concesión.
La Concesionaria está en libertad de rechazar negocios que sean contrarios a intereses comerciales legítimos como, por ejemplo, para su protección contra Riesgo Operativo (RO), Riesgo de LA/FT/FPADM, Riesgo Legal, riesgos a la reputación comercial o de contagio, entre otros.
Por lo anterior, se hace necesario que el Representante Legal y/o el Oficial de Cumplimiento serán consultados previamente a cualquier decisión de la Concesionaria en no negociar con un contratista o proveedor, salvo en los casos en que haya orientación definida anteriormente.
Con el propósito de minimizar los posibles escenarios de riesgo, es indispensable que la Gerencia General y la Dirección Jurídica sean consultadas antes de la celebración por la Concesionaria, de contratos de prestación de servicios profesionales.
La Concesionaria define en este capítulo las normas éticas y reglas de conducta a acatar en relación con los Proveedores, entendiéndose como tales a los contratistas, subcontratistas, compañías de outsourcing y, en general, a aquellas personas naturales o jurídicas que eventualmente ofrezcan productos o servicios a la sociedad. Los procedimientos de contratación estarán gobernados por los principios de economía, transparencia y buena fe y estará contenido en el Manual de Contratación que será publicado en el portal de internet dentro de los dos (2) meses siguientes a su aprobación por parte de la Junta Directiva.
La Concesionaria se abstendrá de adquirir bienes y/o servicios que puedan provenir del lavado de activos (contrabando, narcotráfico, extorsión, etc.) o de proveedores informales no autorizados.
La Concesionaria no adquirirá algún tipo de software o paquetes comerciales que no estén debidamente licenciados y legalizados y, en general cualquier bien cuya procedencia o legalidad no sea totalmente comprobable y verificable.
Los administradores, colaboradores y contratistas de La Concesionaria cuentan con la experiencia, el compromiso y la actitud requerida para tomar decisiones responsables y apropiadas para beneficio del proyecto y grupos de interés.
Los accionistas, administradores y colaboradores de la Concesionaria se comprometen a evitar conflictos de interés y dar un tratamiento equitativo a todos sus relacionados.
Igualmente, se abstendrán de realizar operaciones, directamente o por interpuesta persona, utilizando información privilegiada o confidencial.
Las políticas de Conflictos de Interés tienen como finalidad:
Adoptar medidas que permitan, en la mayor medida posible, evitar la aparición real de conflictos.
Determinar los mecanismos y procedimientos que permitan identificar posibles Conflictos de Interés. Establecer la forma de gestionar los conflictos de interés que no pueden ser evitados.
Determinar los mecanismos y procedimientos que permitan identificar posibles Conflictos de Interés. Establecer la forma de gestionar los conflictos de interés que no pueden ser evitados.
Los siguientes son los preceptos generales que deben ser acatados para evitar situaciones de conflictos de interés, teniendo en cuenta que la política general de La Concesionaria es prevenir, evitar y/o controlar situaciones que puedan generar un conflicto de intereses:
Los accionistas, administradores, colaboradores, contratistas y demás relacionados deben ser conscientes de las políticas y principios estipulados en este documento.
Los accionistas, administradores, colaboradores y demás relacionados deben estar libres o ajenos de la influencia de intereses personales o comerciales que pudiesen interferir con los mejores intereses de las actividades desplegadas por la Concesionaria.
Es imperioso que los accionistas, administradores, colaboradores y demás relacionados eviten compromisos directos o indirectos en cualquier situación en la cual pudiera haber un conflicto con los intereses de la Concesionaria, estén en competencia, tengan un reclamo en contra o estén aprovechando para sí mismos una oportunidad que le pertenece a la misma.
Los administradores y/o colaboradores y/o contratistas que intervengan en el proceso de negociación de la Concesionaria, se abstendrán de efectuar cualquier tipo de negociación con intermediarios con los cuales tengan un vínculo de consanguinidad o afinidad en cualquier grado o sean de su propiedad, de sus cónyuges o aquellos que tengan el carácter de compañero (a) permanente.
Los administradores y/o colaboradores NO establecerán empresas o negocios direccionados para servir a la Concesionaria, ni serán socios, empleados o administradores de las mismas. No realizarán negocios de interés personal o familiar como la compra, venta o arrendamiento de predios, maquinaria, equipos o propiedades de la Concesionaria, o la participación o propiedad en empresas que tengan o busquen establecer negocios con la misma.
Quienes tienen la responsabilidad de contratar o disponer a nombre de la Concesionaria, no lo podrán hacer con personas dentro del cuarto (4º.) grado de consanguinidad, segundo (2º.) de afinidad y único civil.
Estará compuesto por tres (3) miembros, los cuales deben ser nombrados por la Junta Directiva, teniendo en cuenta que al menos uno de los miembros deberá ser un Miembro Independiente de la Junta Directiva, y uno de los miembros deberá ser el oficial de cumplimiento de la Sociedad.
El comité Contará con Presidente y Secretario ad honorem designado en cada reunión, las actas de reuniones elaboradas y firmadas al final de cada reunión deberán reposar en Departamento Jurídico de la entidad y tener respaldo en archivo electrónico de la Concesionaria después de firmados.
Las funciones del Comité son:
Velar por el cumplimiento de las reglas de conducta contenidas en el Código de ética.
Considerar y decidir sobre los posibles conflictos de interés.
Conocer cualquier situación que por sus particularidades pueda reñir con los intereses de la Concesionaria.
Decidir qué hacer ante cada situación conocida y documentada previamente por quien conozca o trámite la denuncia, o la solicitud de declararse impedido para cualquier actuación o proceso.
Monitorear de manera periódica, el cumplimiento del Código de ética, y vigilar el cumplimiento de las decisiones adoptadas con el apoyo de control interno.
Asesorar a la Junta Directiva y la Administración de la Sociedad en relación con la adopción de prácticas de buen gobierno corporativo y de cumplimiento, de conformidad con la normativa aplicable;
Realizar el seguimiento al cumplimiento del Manual de Buen Gobierno Corporativo de la Sociedad y realizar los informes que sean requeridos por la Junta Directiva y/o la Fiscalía General de la Nación.
El Comité podrá presentar informes a los accionistas cuando lo estime necesario.
El comité de manejo de conflicto de intereses también deberá elaborar los formatos de verificación para potenciales proveedores, contratistas, o terceros con el objeto de analizar sus relaciones con los accionistas la Sociedad y la ausencia de causales de inhabilidad y no incurrencia en hechos que constituyan lavado de activos y/o financiación del terrorismo, y/o actos de corrupción a ser suscritos por cada proveedor, contratista o tercero. Estos formatos deben ser diligenciados por los potenciales proveedores, contratistas, o terceros antes de cualquier contratación.
Los conflictos de interés podrán ser esporádicos o permanentes. Si el conflicto de interés es de carácter permanente, y el Comité considera que esta situación afecta al conjunto de las operaciones de la Concesionaria, debe entenderse como una causal de renuncia obligatoria por parte del afectado ya que le imposibilita el ejercicio del cargo.
Por otro lado, el Oficial de cumplimiento de la Sociedad deberá antes de cualquier contratación hacer una búsqueda de antecedentes penales, listas restrictivas o vinculantes de los proveedores, contratistas o terceros, y enviar un informe a la Asamblea General de Accionistas y/o Junta Directiva. El Comité deberá verificar que las operaciones entre Partes Relacionadas sean idóneas, transparentes y a precios de mercado.
El Canal de Ética se tendrá a disposición de los colaboradores y público en general para reportar eventos de fraude o corrupción, conductas indebidas, consultas o dilemas éticos de los colaboradores de La Concesionaria o personas que trabajen bajo su nombre, de forma confidencial, a través de correo electrónico, buzón de sugerencias, atención presencial y llamada telefónica.
Es el medio de comunicación para que los empleados, contratistas, proveedores, clientes y/o terceros, puedan denunciar de manera confidencial y anónima, la ocurrencia de conductas irregulares que comprometan los valores y deberes de La Concesionaria.
Las comunicaciones sobre posibles conflictos de interés y otras situaciones que, por principios de rectitud, honestidad y transparencia, deban ser reportadas al Comité, serán dirigidas a los Gerentes, directores, control interno o al correo comitedeseguimientoetico@nuevafiscalia.com.co quienes acusarán recibo de las mismas e informarán sobre la decisión del Comité dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
El correo electrónico será un mecanismo de recepción y centralización de diversos tipos de denuncias bajo la administración del Oficial de Cumplimiento para facilitar que cualquier persona pueda reportar información que tengan sobre una práctica no ética en la Concesionaria o que constituya ilícitos o una infracción a la Ley.
La Línea Ética de La Concesionaria Nueva Fiscalía S.A.S. tiene como propósito fortalecer la ética corporativa, promoviendo una cultura de transparencia que oriente la implementación y mantenimiento de las mejores prácticas.
Las personas podrán denunciar entre otras conductas, las siguientes:
Conflictos de interés
Robo, Fraude o malversación de recursos
Lavado de activos o financiación del terrorismo
Sobornos y comisiones Ilegales
Violación a la Confidencialidad
Falta a la competencia libre y leal
Incumplimiento de leyes o regulaciones
Otras conductas o situaciones irregulares
El Oficial de Cumplimiento de La Concesionaria tendrá a disposición de los colaboradores en la intranet y al público en general en el portal de internet, un formato de registro para los reportes de eventos de fraude o corrupción, conductas indebidas, consultas o dilemas éticos. En el caso de registrarse eventos en los cuales haya surgido un conflicto de interés, el Oficial de cumplimiento lo reportará para su respectivo análisis al Comité de Conflictos de Interés de la Concesionaria.
En dicho registro se detallarán los procedimientos y medidas que se hayan adoptado en relación con los potenciales conflictos de interés.
Usualmente las faltas involucran a una o varias personas de una comunidad y rompen uno o varios principios éticos.
Generalmente la falta se concreta en una conducta o comportamiento que se debe identificar plenamente, que se actúa de manera consciente y deliberada, y que tiene unas consecuencias en el desempeño de la Concesionaria.
La delimitación de la falta debe ser precisa y pertinente para que tanto las estructuras de administración y control de la Concesionaria no se desgasten o terminen por gastar sus facultades de análisis y evaluación en banalidades o en asuntos que no son trascendentales para el negocio de La Concesionaria.
En este sentido, es importante graduar o establecer diferentes rangos de gravedad de las faltas, generar estrategias sancionatorias para quienes las cometen y precisar sus consecuencias. De una buena gradualidad en la tipificación de las faltas dependerá que se logren las intencionalidades disciplinarias que la Concesionaria se ha fijado.
Sin perjuicio de los demás lineamientos de la Concesionaria, las faltas o conflictos de interés en los cuales eventualmente pueden incurrir los administradores, colaboradores y/o contratistas de la misma serán calificados de la siguiente forma, dependiendo del nivel de afectación que conlleven dichas conductas en el normal desarrollo de las actividades de La Concesionaria:
Los administradores y empleados de La Concesionaria comprometen su responsabilidad y podrán ser sancionados laboralmente, pudiendo considerarse como JUSTA CAUSA para la terminación del Contrato Laboral suscrito con la Concesionaria, por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Código. Los proveedores, contratistas y subcontratistas de La Concesionaria. comprometen su responsabilidad y podrán ser sancionados civil, penal y contractualmente, pudiendo considerarse como JUSTA CAUSA para la terminación del contrato de obra o de cualquier índole suscrito con la Concesionaria, por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Código.
Los proveedores, contratistas y subcontratistas de La Concesionaria. comprometen su responsabilidad y podrán ser sancionados civil, penal y contractualmente, pudiendo considerarse como JUSTA CAUSA para la terminación del contrato de obra o de cualquier índole suscrito con la Concesionaria, por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Código.
Al interior de La Concesionaria serán considerados como criterios para la graduación de la sanción disciplinaria, los siguientes:
A partir de la tipificación de la falta otorgada por la Alta Dirección. La Concesionaria se decidirá la gradualidad y clase de sanción al posible conflicto de interés, siendo el jefe inmediato, el responsable de direccionar y coordinar todos los aspectos que de allí se deriven.
En el evento del grado de complejidad de una falta y la complicidad tácita o expresa de colaboradores de un nivel directivo, se deberá someter al conocimiento y tipificación de la Junta Directiva de La Concesionaria.
En este sentido, a continuación, se relacionan en principio los mecanismos subsanables y/o sancionatorios para las faltas dependiendo de la gravedad de las mismas:
Todas las omisiones o incumplimiento a las normas de los manuales internos y de procedimientos tendientes a la prevención de actividades ilícitas podrá acarrear la imposición de sanciones disciplinarias hasta la terminación del contrato de trabajo o la relación contractual.
No obstante, las sanciones penales tienen prioridad sobre las sanciones internas
La utilización indebida de información privilegiada, la receptación, legalización u ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilegales, la revelación indebida de documento o noticia que deba mantenerse en secreto o reserva, como su utilización indebida en provecho propio o ajeno, constituyen, entre otras, conductas estatuidas como delitos por el Código Penal Colombiano.
Cabe anotar que eventualmente el incumplimiento de las obligaciones legales por parte de La Concesionaria de sus administradores, de sus empleados y/o contratistas dará lugar a la imposición de sanciones por parte de las autoridades del caso, previo el trámite del procedimiento legalmente establecido para el efecto.
En este caso, las multas que impongan las autoridades correspondientes a los colaboradores deberán ser asumidas directamente por éstos y en ningún caso por la Concesionaria.
El Régimen Sancionatorio será aplicado por la Alta Dirección de La Concesionaria sin perjuicio de las acciones de carácter civil o penal que se generen con ocasión de la conducta del sancionado aunado a la tipificación definida.
Las reglas de conducta respecto a los mecanismos de prevención de actividades ilícitas contenidas en el presente documento son de imperativo y obligatorio cumplimiento, de manera que se deben observar en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.
Los accionistas, los directores, los administradores, colaboradores, proveedores, contratistas y subcontratistas de La Concesionaria tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes preceptos:
a) Cumplir en todo momento las medidas de control para la prevención de actividades delictivas, no sólo con respecto a las actividades autorizadas a la Concesionaria, sino también con respecto a las actividades documentarias.
b) La reserva no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro del ejercicio de sus funciones de acuerdo a lo expuesto en el marco legal vigente en la República de Colombia.
c) La Concesionaria se abstendrá de celebrar cualquier tipo de operación con personas naturales o jurídicas señaladas por organismos del Estado, entidades o gobiernos extranjeros, presuntamente relacionadas con movimientos ilícitos de capital y en general todas aquellas personas de las cuales se tengan dudas acerca de la licitud de sus actividades, tanto comerciales como personales.
d) Todos los colaboradores de la Concesionaria son directamente responsables de vigilar, velar y verificar el acatamiento de las disposiciones sobre prevención de actividades ilícitas.
Además, La Concesionaria basará sus actuaciones teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:
a) Es deber de los accionistas, administradores, colaboradores, contratistas y todos los vinculados con la Concesionaria y empresas relacionadas promover una CULTURA DE AUTOCONTROL en materia de actividades ilícitas.
b) Determinar de forma rigurosa la identidad de los accionistas, directores, administradores, empleados, proveedores, contratistas y todas aquellas personas que de alguna forma pretendan realizar cualquier operación comercial o laboral con la Concesionaria.
c) El Conocimiento de los accionistas, directores, administradores, empleados, proveedores, contratistas y del Mercado le permite a la Concesionaria protegerse adecuadamente de los diferentes riesgos
d) La Concesionaria realizará sus mejores esfuerzos, para seleccionar sus empleados, proveedores y contratistas e identificarlos debidamente, para lo cual todos sus empleados están obligados a cumplir estrictamente los procedimientos establecidos para lograr un adecuado conocimiento del mismo y la determinación de su actividad económica.
e) Los responsables de la selección de los colaboradores, proveedores y contratistas deben asegurarse del adecuado diligenciamiento de la información requerida según sea el caso y de que todos los anexos o soportes requeridos en dichas vinculaciones sean incluidos en forma completa y adecuada. Esta información debe ser actualizada mínimo una (1) vez al año o cuando exista algún cambio en los datos suministrados inicialmente.
f) Previo del inicio de las relaciones con los proveedores y contratistas se deberá indagar acerca de la veracidad en la información suministrada por ellos, bien sean estos personas naturales o jurídicas; para estos últimos se deberá indagar sobre la información acerca de su representante legal o en su defecto la persona encargada de las operaciones de dicha Concesionaria.
g) Bajo ninguna circunstancia, se aceptará explicación alguna de aquellos funcionarios que, por acción u omisión, permitan negociaciones con personas con las cuales no se posea toda la información necesaria para el efecto o no se hayan suscrito debidamente los controles.
h) Es obligación de los colaboradores y contratistas de La Concesionaria conocer en forma adecuada los sectores del mercado a los cuales pertenezcan sus Proveedores determinando sus principales servicios y productos, de tal forma que se logren identificar las características usuales de las actividades desarrolladas dentro de estos sectores.
i) Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus contratistas, subcontratistas o aliados estratégicos de la Concesionaria, su magnitud y las características básicas de las transacciones.
j) En los eventos en los que algún mecanismo de control o supervisión interno o externo, en ejercicio de sus facultades o alguna autoridad competente realice análisis, solicite información o investigue transacciones o sean reportadas transacciones inusuales o sospechosas, los empleados de La Concesionaria deben guardar absoluta reserva sobre el contenido de dichas actuaciones y abstenerse de informar a los proveedores investigados o a terceras personas no autorizadas.
El Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo debe someterse a revisiones cada vez que se considere necesario y conforme el Plan de Calidad de la Concesionaria con el propósito de mantenerlo actualizado de conformidad con la dinámica del entorno de La Concesionaria, los negocios, desarrollos normativos, la progresiva regulación de contratación estatal, internacionalización o globalización de los mercados y la estructura económica y social del país.
El anterior compromiso impone la realización de estudios dirigidos a monitorear el nivel de adecuación del Código por parte de la Concesionaria, como también la de formular y recibir propuestas para su revisión cuando sea necesario y/o prudente.
En desarrollo de lo anterior, corresponde al Oficial de Cumplimiento, al Representante Legal y a la Junta Directiva velar porque el presente Código este siempre actualizado, por lo cual tienen la facultad de realizar estudios que lleven a evaluar la adecuación del Código, y con base en ellos proponer las modificaciones que consideren necesarias, las cuales deberán ser presentadas ante la Junta Directiva, quien tendrá la responsabilidad de aprobar o no su modificación.
La Gerencia General es responsable de brindar amplia y completa difusión al Código de Ética y buen gobierno Corporativo ,así como a publicarlo en el portal de internet dentro de los dos (2) meses siguientes a su aprobación por parte de la Junta Directiva
La Dirección Administrativa de la Concesionaria velará porque se documente o se dé constancia de la lectura, comprensión y compromiso de aplicación del documento en comento mediante acta relacionada a continuación, la cual debe reposar en la hoja de vida del funcionario o carpeta del contratista o subcontratista, según sea del caso.
La aplicación efectiva de los requisitos de gobierno corporativo contenidos en el Contrato de Concesión, será realizada por un secretario designado por la Junta Directiva y quien reportará de manera anual a la Fiscalía General de la Nación, en cumplimiento de lo establecido en el numeral (x) de la Parte General del Contrato de Concesión.
